مدیریت پروژه چیست؟
اگر بخواهیم به طور خلاصه مدیریت پروژه را تعریف کنیم می‌توانیم بگوییم که: «تخصیص، پیگیری و کاربرد منابع انسانی برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دوره زمانی».
این تعریف به خوبی نشان می‌دهد که مدیریت پروژه ۲ فرآیند مدیریت پروژه چیست
همان‌طور که در مباحث قبل گفته شد مدیر پروژه فردی است که پروژه را بررسی می‌کند تا از انجام درست آن در زمان خاص و با محدوده مالی مورد نظر مطمئن شود. دقت داشته باشید که معمولا مدیر پروژه در انجام پروژه شرکت می‌کند و صرفا وظیفه کنترل پروژه را دارد. البته متناسب با هر شرکتی ممکن است که یک مدیر پروژه در انجام آن کار هم شرکت کند اما در سطوح عالی این اتفاق نمی‌افتد.
فرایند مدیریت پروژه چیست؟ یکی از اولین وظایف یک مدیر پروژه این است که هدف اصلی پروژه را تعیین کند و جزییات دقیق آن را هم به افراد مرتبط نشان دهد. بیان جزییات هر پروژه کمک می‌کند تا افراد شرکت بتوانند به راحتی هدف آن پروژه را درک کنند و برای رسیدن به آن تمام تلاش خود را به‌کار گیرند. همچنین در نظر داشته باشید که برای گام بعدی باید یک محدوده زمانی مشخص شود تا افراد بتوانند متناسب با زمان پروژه را پیش ببرند.
تدوین برنامه زمانی توسط مدیر پروژه صورت می‌گیرد و با توجه به این که ممکن است آن پروژه اهداف زیادی داشته باشد باید برای رسیدن به هر هدف، زمان خاصی، مشخص شود. وجود زمان برای جلوگیری از هدر رفت منابع شرکت است به‌طور مثال فرض کنید که یک شرکت می‌خواهد یک کمپین فروش نوروزی را راه‌اندازی کند. در چنین شرایطی اگر مدیر پروژه کنترل مناسبی روی زمان بندی کار نداشته باشد ممکن است آن پروژه در زمان مشخص شده تمام نشود و شرکت نتواند به فروش مورد نظر خودش برسد.
حتی در برخی موارد ممکن است عدم مدیریت یک پروژه باعث نارضایتی مشتریان شود که در این صورت هم ممکن است آسیب‌های زیادی به برند و برندینگ وارد شود. در نظر داشته باشید که تمامی کارهایی که برای انجام یک پروژه صورت می‌گیرد باید با هدف تقویت برند و جلب رضایت مشتریان انجام شود.
معمولا مدیر پروژه با استفاده از روش بحرانی برنامه ریزی یک پروژه را انجام می‌دهد. روش مسیر بحرانی فرمولی است که فعالیت‌های مختلف پروژه را به ترتیب و به موثرترین شکل ممکن زمان بندی می‌کند. بعد از آماده شدن برنامه زمانی پروژه ، معمولا مدیر پروژه ، دیگر مدیران شرکت را در جریان کارهای پروژه می‌گذارد تا تعاملات بهتری صورت گیرد. راهنمای پیگیره دانش مدیریت پروژه ، ۵ گروه از فرآیند مدیریت کار را مشخص می‌کند. این ۵ گروه مدیریت پروژه به صورت زیر است.
- آغاز
- برنامه‌ریزی
- اجرا
- نظارت و کنترل
- پایان
این ۵ مورد با یکدیگر رابطه متقابل دارند و تمامی آن‌ها در جهت پیش برد کارهای مربوط به پروژه است. اگر قصد تحقیق و توسعه سازمان خود را دارید می‌توانید مقاله تحقیق و توسعه را مطالعه کنید.
گام‌های شروع مدیریت پروژه چیست؟
شاید برای شما جالب باشد که بدانید کنترل پروژه در نیمه دوم قرن بیستم و با کمک استراتژی هایی تکامل پیدا کرد. این استراتژی‌ها به وسیله نظامیان ، در جنگ جهانی دوم برای نظارت و بررسی پروژه‌های بزرگ و پیچیده استفاده می‌شد. البته در سال‌های قبل‌تر ، از کنترل پروژه برای ساخت راه‌آهن های عظیم هم استفاده شد.
لازم به ذکر است که این موضوع در سال ۱۸۶۰ آغاز شد و در این پروژه هزاران نفر مشغول کار بودند ؛ همچنین روزانه چند ده تن مواد اولیه خام از مکان‌های مختلف به این پروژه ورود پیدا می‌کرد و مدیریت آن بدون استفاده از علم کنترل پروژه کار غیر ممکنی بود.
بعد از شکل گرفتن مبانی اولیه مدیریت و کنترل پروژه در ابتدای قرن ۲۰ میلادی ، «فردریک تیلور» با معرفی مفهوم مدیریت ، کار روزانه کارگران را متحول کرد.
در واقع تیلور به‌جای اینکه از کارگران بخواهد که بیش‌تر کار کنند از آن‌ها خواست تا با استراتژی‌های خاصی هوشمندانه تر کار کنند و در نتیجه توانست تاثیر بسیار مثبتی روی بازده کار آن‌ها داشته باشد. کار هوشمندانه تر در یک سازمان یا یک شرکت می‌تواند به‌طور قابل توجهی بازده کاری را بالا ببرد.افرادی که به‌دنبال افزایش بازده شرکت یا سازمان‌شان هستند معمولا به این نکته بی‌توجه هستند.
مدارک و گواهی‌نامه‌ها در مدیریت پروژه چیست؟
برای مدیریت پروژه بسته به نوع فعالیت شرکت مدرکی در موضوعات مهندسی یا علوم کامپیوتر نیاز است. البته دقت داشته باشید که مدرک MBA هم برای مدیران پروژه کارساز است. البته مدارک دیگری هم برای کنترل پروژه نیاز است و یکی از آن‌ها مدرک متخصص مدیریت پروژه است که طرف موسسه PMI به متقاضیان داده می‌شود. البته درست است که این موسسه خصوصی است اما شرط بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها داشتن این گواهی‌نامه است.
مشاغل مناسب مدیریت پروژه چیست؟
معمولا مدیران یک پروژه ، شغل‌های مختلفی را برعهده دارند که در ادامه این شغل‌ها را بررسی می‌کنیم.
مسئول زمان‌بندی پروژه: این شخص باید توانایی بالایی در زمان بندی و تعهدات زمانی پروژه داشته باشد تا کارها طبق زمان بندی پیش بروند.
هماهنگ کننده پروژه: کارهایی از جمله برگزاری جلسات مرتبط با پروژه هم مربوط به هماهنگ کننده پروژه مدیریت است.
دستیار مدیر پروژه: این فرد در مواقع مهم به مدیر پروژه کمک می‌کند و معمولا قسمت‌های خاصی از پروژه به این شخص محول می‌شود.
نکات مهم در مورد مدیریت پروژه چیست؟
همان‌طور که مشاهده کردید، مدیریت پروژه دارای وجوه مختلفی است و اجرای آن‌ها می‌تواند یک شرکت را به پیشرفت بسیار زیادی برساند.
شرکت‌هایی که به کنترل و مدیریت پروژه‌های شان دقت زیادی دارند معمولا موفق‌تر از سایر شرکت‌ها هستند. این شرکت‌ها به‌خوبی اهداف کوتاه مدت ، میان مدت و بلند مدت خود را می‌شناسند و با صرف وقت و هزینه سعی می‌کنند در هر بازه زمانی بهترین نتیجه را برای کسب و کارشان رقم بزنند.
زمانی‌که یک شرکت از مدیریت پروژه استفاده می‌کند ، تمامی افراد آن شرکت سعی می‌کنند در جهت تحقق اهداف پروژه گام بردارند و همین عامل باعث می‌شود تا شرکت به اهداف مشخص شده‌اش برسد.
مدیریت پروژه علم پیچیده‌ای است و گاهی اوقات نیازمند تجربه بسیار زیادی برای کنترل بحران‌های موجود در شرکت است. هر شرکتی در هر زمانی ممکن است درگیر بعضی از موضوعات شود و بحران‌های خاصی برای شرکت به‌وجود بیاید. در این اوقات یک مدیر پروژه کار بلد می‌تواند کارهای شرکت را به‌خوبی مدیریت کند و سازمان را از بحران نجات دهد.
مدیریت پروژه چیست؟ این مهارت چگونه در فعالیت‌های تجاری ما تأثیر می‌گذارد؟
مدیریت پروژه در سال‌های اخیر جایگاه ویژه‌ای در تجارت پیدا کرده است. این مهارت بخصوص مدیریت پروژه های نرم افزاری به یکی از ارکان مهم برای رسیدن به مزایای رقابتی در تجارت جهانی است.
از همین رو مدیران شرکت‌های تجاری در تلاشند تا با کسب این مهارت یا استخدام مدیران پروژه، جایگاه خود را در تجارت بهبود بخشند.
درحقیقت تعریفی که برای مدیر پروژه ارائه می‌شود، فردی است که باید تمام جنبه های یک پروژه را در نظر بگیرد. همچنین از اجرای درست و دقیق آن‌ها اطمینان حاصل کند. در عین حال نیز بتواند بودجه‌ای را که برای توسعه و انجام یک کار خاص تخصیص داده شده را نیز به‌خوبی مدیریت کند.
فرآیند مدیریت پروژه نیز مستلزم کسب مهارت‌های لازم برای انجام این کار است. این مهارت‌ها شامل سه دسته مهارت تحول (Transformation) مهارت عملیاتی (Operational) و مهارت فنی (Technical) هستند.
در ادامه این مطلب با ۱۵ مهارت مهم برای مدیریت پروژه آشنا خواهید شد. همچنین با فرآیند و سیستم مدیریت پروژه، انواع مدیریت پروژه، نرم افزار آن و … آشنا خواهید شد.
معرفی ۱۵ مهارت مهم مدیریت پروژه
پرسش مدیریت پروژه چیست ، درحقیقت یک سؤال کلی در مورد این فرآیند است. همانطورکه گفتیم مدیریت پروژه یکی از ارکان اصلی برای پیشرفت و توسعه کسب و کار است.
مدیریت پروژه در حقیقت مهارت تحقق اهدافی خاص در بازه زمانی خاص با بودجه مشخص تعریف می‌شود. تعریف مدیریت پروژه ممکن است ساده باشد. این تعریف ساده برای عموم قابل فهم است.
اما عملی کردن آن نیازمند داشتن دانش و مهارت کافی برای انجام این کار است. همانطورکه گفتیم این مهارت‌ها در سه دسته مهارت تحول ، عملیاتی و فنی جای می‌گیرند. این مهارت‌ها شامل:
- داشتن مهارت تفکر سیستماتیک
- مهارت درک مفهوم فرآیند پروژه
- شناسایی فرآیند مدیریت پروژه
- توانایی مدل سازی فرآیند پروژه برای کارکنان
- بهبود فرآیندها از طریق حاکمیت و تصمیم گیری و استقرار تکنولوژی
- سنجش عملکرد پروژه
- تحلیل فرآیند پروژه
- طراحی فرآیند مدیریت پروژه
- مدیریت قوانین
- مهارت در مدیریت تغییرات احتمالی پروژه
- مهارت یکپارچه سازی پروژه
- مدیریت محدوده برای جلوگیری از انجام کار اضافه یا از قلم افتادن فعالیت
- مدیریت زمان انجام پروژه
- مهارت در مدیریت هزینه‌های پروژه
- مهارت مدیریت منابع انسانی
توانایی مدل سازی، ثبت و ذخیره ، بازیابی و مدیریت عمومی داده‌های هر مدیریت پروژه چیست؟
- مدیریت و کنترل به‌موقع اطلاعات اصلی پروژه با یک سیستم یکپارچه
- یکپارچه کردن اطلاعات از امکان سنجی تا اجرا
- پردازش و گزارش دهی
- قابلیت سازگاری در پروژه‌های چند تخصصی
سیستم مدیریت پروژه یا نرم افزارهای مدیریت پروژه مناسب سازمان‌هایی هستند که درآمد آن‌ها از مدیریت پروژه ها است. این سیستم سبب می‌شود تا سازمان مربوطه بتواند با کیفیت بیشتری بر پروژه‌ها نظارت کند. بطورکلی وظایف یک سیستم مدیریت پروژه چیست؟:
- شروع پروژه
- ارائه پیشنهادات برای بهبود پروژه
- امکان سنجی انجام پروژه مورد نظر
- طراحی فرآیند پروژه
- فراهم کردن امکان مدیریت منابع
- برنامه‌ریزی فعالیت‌های پروژه و زمان بندی آن‌ها
- تخصیص وظایف
- کنترل پروژه
- بازنگری و بررسی پروژه پس از اتمام
- بررسی و مدیریت کیفیت انجام پروژه
- مدیریت ریسک و هزینه‌ها پروژه
- مدیریت زمان
- کنترل کیفیت
- مدیریت اطلاعات
- گزارش دهی و …
مدل‌های مختلف مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه یک فرآیند پویا و منعطف است. از همین رو می‌توان برای آن انواع و روش‌های مختلفی را تعریف کرد. با توجه به نوع و حساسیت پروژه هر یک از انواع این روش‌ها می‌تواند برای مدیریت پروژه به کار گرفته شود.
- روش امانی مدیریت پروژه چیست؟
بسیاری از پروژه‌ها مدیر پروژه خاصی ندارد. کارفرما یا مدیرکل به‌صورت مستقیم بر روی پروژه نظارت می‌کند. به‌عبارتی مدیریت تمام فرآیند پروژه بر عهده کارفرما است. این پروژه‌ها اغلب پروژه‌های ساده و کوچک هستند.
- روش سنتی مدیریت پروژه چیست؟
روش سنتی یکی از قدیمی‌ترین و عمده‌ترین روش‌هایی است که برای مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. برای مثال اگر پروژه رنگ کردن یکی از دیوارهای شرکت باشد، کارفرما کار مدیریت و اجرای آن را به یک مشاور و پیمانکار می‌سپارد.